浅谈如何建立学生档案

    
学校是知识的天地，是培育人才的摇篮，学生档案便是人们在知识
天地里活动留下的痕迹和成长记录，也是学校档案和校史的重要组成部
分，更是展示学校工作实绩的一个窗口。
学生档案能综合反映学生在校期间德智体美劳诸方面发展的情况，
学生档案包括：学生个人档案和学生整体档案。学生个人档案指面向学
生个体设立的档案，内含学生本人简历和家庭主要成员及社会关系情况、
毕业自我鉴定、学期成绩、学年评语(或思想品德考核表)、《体育登记
表》、《健康卡》、《家庭情况调查表》、《入团志愿书》、奖惩情况
附件等。学生整体档案是指面向全体学生包容学生个体的档案，指《学
籍册》、《招生报考花名册》、《录取名册》、《学生名册》，证书会
考表册，《毕业证书发放登记表》，《毕业升学去向登记表》、学科和
非学科获奖情况登记表，增减生名册，学籍变动系列名册，《考试异常
情况登记表》，纪律、卫生、考勤和日常行为规范达标登记表等。那么
该怎样建立学生档案呢？
首先，建立学生档案要有强烈的立档意识。
要有收藏家的心态，视档案材料为至宝，及时收放保管。如，学生
获奖通知，即使本校学生没有获奖，也不能扔入废纸篓，要存档保管，
并注明本校学生没有获奖或未参赛情况。这样就不会有获奖漏登之嫌，
便于核查。倘若当时认为某材料无存档价值，也不宜马上作废处理，应
引入待整理档案袋小憩。
其次，要建立档案归类位置。
往往档案材料放的不是地方，使用的时候常常找不到。鉴于这种情
况，应该根据本部门的档案内容及来源渠道，进行科学归类，列出目录，
准确命名，设立档案归类位置，以便对来“料”及时接纳，对号入座。
如证书会考档案，将录取名册、学生名册、考籍名册、毕业生名册分类
装入档案袋保管；正在发生的会考考籍案卷，宜开辟“分班名册”、“
考试编排”、“考籍变更”、“缺考、补考情况”、“会考考试、考查
成绩”等栏目，按年级投档，每个年级案卷可装一条档案袋使用。至于
学籍变动，分“转学”、“休复学”、“辍学”、“借读”和增减生名
册五类安排位置立档。
再次，建立学生档案不是单一地按部就班地整理材料装订完事的，
在更多的情况下，要自己设计表格，进行例表整理登记，如，了解学生
获奖情况，查获奖通知原件较麻烦，也不便统计，需分别制学生学科和
非学科获奖情况登记表登记。又如，高中学思想品德考核表每生每学年
一张，三学年三张，制一张《学年思想品德考核等第登记表》(详见附
件1)，可填写50个学生三学年的考核等第，把150 张考核表考核意见浓
缩在一张表里。这样，查阅一目了然。也可用例表法办理学籍证明(或申
请)手续(详见附件2)，形式灵活，表达方便简洁。96年中考浙江省始行
填涂机读卡报考形式，这对初中学生来说难度很大，尽管他们人手一册
《填涂说明》，可照本宣科辅导仍然难度大，有的学校不敢让学生沾手，
干脆由老师代劳。可我们用例表法整理(详见附件3)，指导学生自己填涂，
效果很好。只有一个学生看错姓氏字码发生差错，其他均正确无误。采
用例表法整理，具有既精要集中，容量大，篇幅小，又简单明了，井然
有序，方便查阅的特点。
第四，相关档案要建立联系，以便快速查阅。最常用的方法是编号
法。如，学生个人档案所有项目都以学号先后顺序编排存档，并将学号、
姓名输入电脑，打印学号姓名对照表，采用姓名音序编排法，一看姓名，
可快速找到学号。又如，学生总名册(详见附件4)，分别采用音序、序号、
学号等编排法与相关档案建立纵横联系，取阅便捷。
此外，形势在不断发展变化，不同时期同一档案内容，理解不一样。
诸如招生政策改革、考试科目改变、录取批次调整、报考形式更新。95
年浙江省高中文凭毕字号始用会考准考证号，96年乐清市初中开始实行
证书会考制度，以及学校管理、工作方式等等一系列情况的变动，时过
境迁，不建立“情况变更备忘录”，一任“落花流水”，要查考的将荡
然无存。
建立学生档案与其他档案工作一样，档案工作的特点是“润物细无
声”──宁静、细密、辛勤。辛勤──勤记，勤整理；细密──仔细慎
密；宁静──静下心来，专心致志。立档文字均要考虑长期甚至永久保
存。书写要规范清楚，宜选用黑色墨水钢笔，普通蓝色墨水干后仍溶于
水，绝对不能用于建档抄写。电脑打印文字易褪色，要复印保存。内容
连贯的零星案卷要定期线装合订。入档须铁柜保管，严防水火鼠害虫蛀，
确保学校窗口形象清纯亮丽。(附表略)。