OA走向知识管理

    
特约撰稿人：陈友梅
2003-5-26
中国计算机报
  

    这几天，“非典”疫情正在一天天地好转，我们的心情也在渐渐地好起来。已经习惯了远程办公的SOHO一族们，已经深深感到协同办公软件在这个非常时期所带来的便利：不仅可以轻而易举地实现单位内部各组织、各部门以及人员之间的协同，还能够方便地与外部的各种资源结合在一起。而接下来的问题就是：我们如何从现有的OA系统中挖掘更多的信息、创造更多的价值？来自专家的答案是引入知识管理思想。这就是我们通常所说的以知识管理为核心的第三代OA系统。

　　用户的需求在改变

　　尽管第三代OA系统的概念已经提出很长一段时间了，但仍有些用户对知识管理的概念还比较模糊。目前，OA应用情况如何？在Internet环境下用户的需求又是什么呢？济南钢铁集团总公司OA系统部张部长在接受记者的采访时说：“除了正常的公文流转、邮件系统、业务管理等传统OA所具备的功能外，信息门户、与数据库无缝链接、无线应用等因素也是必不可少的。”这些需求恰恰是第三代OA系统的核心。


　　OA系统的两次飞跃

　　专家认为，知识管理并不是直接管理人头脑中的知识，而是指利用信息技术来辅助知识处理流程中的某些环节，是对知识的载体或处理过程的管理，可以借助计算机系统进行恰当组织和管理，使正确的知识能够在正确的时间送到正确的人手中，大大提高知识传播和共享的效率；对于那些隐含在人脑中无法以文档等媒介形式表达出来的知识，则借助于对拥有这些知识的人的管理和组织进行，通过促进人的交流来达到知识传播与共享的目的。
　　因此，知识管理的本质是一种强调“知识是企业的惟一战略资产，知识能够创造价值”的管理思想和管理实践。

　　技术支撑知识管理

　　目前，市场上的知识管理产品可谓琳琅满目。由于知识管理OA在企业信息化建设中处于一个比较基础和通用的地位，因此，在OA建设中可以采用的知识管理技术也是一些比较基础和通用的知识管理技术。
　　记者在采访国内著名知识管理研究机构——长城企业战略研究所钱磊先生时得知，知识管理主要包括以下四个方面：
　　首先是企业门户。门户是组织的信息系统的统一入口，企业门户为员工的办公提供了极大的帮助，通过门户，他们可以方便地了解所需的知识等。同时，通过企业知识门户，员工还可以实时地与工作团队中的其他成员取得联系、寻找所需内容。
　　其次是电子协作。在集成的协作环境中，用户可以了解自己的工作任务、工作组成员以及所需要的信息和处理流程，进行有效协作。
　　第三是内容管理，办公中所涉及的各种非结构化文档使得内容管理成为知识管理不可缺少的部分，而内容管理解决方案还具有提供分类、发布和管理文档及内容的能力。
　　最后是知识发现，从文档中发现有用的文档是知识管理面临的一个重要问题。知识发现就是通过创建和分析上下文的关系帮助用户找到有用的文档。

　　将知识管理渗透到应用中

　　第三代OA系统全面体现了知识管理在OA中的重要作用。据钱磊介绍，在OA中引入知识管理的理念，就是为了满足这种需求，充分利用组织的知识资源，提高员工的办公效率和质量。由于办公事务是各种组织中的一些需要在办公室处理的通用事务，因此办公事务中的知识处理的内容也是知识管理领域中最基本、最通用的内容，主要包括：办公文档的管理、交流与协作、专家定位等等。
　　钱磊强调，第三代OA系统所能提供的知识管理功能远远不只这些。目前，一些OA厂商已经将并不属于OA功能的其他领域（如客户关系管理、项目管理等）划分到OA的名下，从而扩展了OA的应用范畴。
　　目前市场上出现的产品大致可以分为三类：基于IBM Lotus Notes平台上开发的产品、基于微软Exchange平台上开发的产品和国内自主版权的群件平台。在前两类平台的选取上，华深慧正公司的胡武凯先生认为，开发商选择IBM Lotus Notes的主要原因在于该平台在知识管理、可扩展性、无线接入、安全保密等功能上占有优势，而Exchange的优势则更多地表现在操作方便上。
　　此外，以金和、奥码天地等为代表的自主版权的平台，在设计时更多地融入了适合国内企业的管理思想，如：金和独创的精确管理，从而也体现了知识管理在OA 中的作用。这些厂商因此也赢得了很大一部分OA市场。金和软件总经理栾润峰兴奋地告诉记者，“非典”非但没有影响公司的运营，反而拓展了更大的市场。由于金和OA具有远程实现安装、培训等方便性和易用性，仅4月份就连续签下了中铁18局100多万元的订单和中铁13局30多万元的订单。

　　意识亟待提高

　　把知识管理理念真正应用在办公领域的实践中，一套具有良好的知识管理功能的OA系统是非常重要的。但是，我们还需要在办公领域中提高对知识管理的认识，在实践中进行探索和提高。专家认为，我们应该从以下几个问题入手：
　　提高对知识管理的认识和重视 知识管理决不仅仅是一项IT建设项目，也不是空洞的管理理论，本质上是对知识的重要价值的正确认识而导致的偏重知识的战略和实践。因此，实施知识管理的首要条件是员工对知识管理的正确认识和重视。
　　从个人知识管理做起 知识管理是与人紧密联系的，知识管理是建立在组织成员的个人知识管理的基础之上的。因此，要打好基础，抓好个人知识管理，培养个人良好的知识管理习惯，提高个人知识管理的能力。
　　培养知识分享和交流的组织文化 实施知识管理的最大阻力不是技术，而是组织成员不愿分享自己的知识，应该建设一种鼓励积极分享知识和交流知识的组织文化。
　　培育实践社区 要充分发挥这种非正式组织的作用，积极引导，并纳入知识管理的大框架中。
　　确定办公领域中的关键知识 通常是一些公文、制度等文档，这样才能够有的放矢地进行知识管理，达到事半功倍的效果。



　　老总观点

　　下一代OA是协同

　　OA的核心内容就是协同。协同发展到今天，有两个发展方向：一个是动态协同，强调随时随地获得最新数据和作出决策；一个是大规模的系统协同。OA的发展方向应该是按照这两个方向发展。动态的协同可以实时获得各种业务系统的动态数据