探索现代化的公证管理方式促进公证事业健康快速发展

　　一、抓公证队伍建设，以规范促发展

　　公证的业务发展与队伍建设密不可分，业务发展是核心，队伍建设是保障，二者相辅相承，才能使公证的发展健康、有序进行。为此，我们针对机构改革中公证人员变动较大的情况，重新组建了注册公证员档案、公证辅助人员档案、公证处调出、离岗、退休人员档案，加强了对公证人员的动态管理。同时，出台了《关于加强公证队伍建设，促进公证事业发展的实施意见》、《公证工作百分考评办法》、《关于公证系统转变行业作风、加强行风治理的办法》等一系列规范性文件。从公证员入门开始，建立了公证员选任、注册考核制度、公证处年检制度、重大疑难公证请示制度、公证审批、质量检查制度、公证员继续教育、业务培训制度，以及转变行业作风方面的公证处节假日值班办证制度、公证回访、服务监督制度等，使我市公证队伍的规范化、制度化建设上了一个新的台阶，受到了省厅的充分肯定。省厅公证工作动态以《唐山市司法局以制度作保障，全面推进公证管理工作》为题，向全省推广了我市的经验，司法部的《律师公证工作简报》也登载了我市公证指导处加强队伍建设的经验。

　　二、抓公证基础设施建设，以形象促发展

　　几年前，由于观念及经费等原因，一些县区公证处办公条件简陋，工作效率不高。公证指导处的同志敏锐地意识到现有的办公设备和办证手段已不能满足经济飞速发展和法律需求日益增长的需要，因此，确立了以加强公证基础设施建设来带动公证事业发展的思路。他们相继下发了《关于全市公证机关配备微机的通知》、《公证工作百分考评办法》等文件，把公证机关的基础设施建设列入了对司法局及公证处年终考评的重要内容，并与公证机构的年检和公证员注册相结合。为把工作落到实处，他们采取了以下措施：一是通过召开现场经验交流会、座谈会等形式，做好县区司法局一把手的工作，使其亲自体验现代化办公的便捷与高效，争取他们在资金和政策上给予公证处支持，从而大大加快了县区公证处办公现代化的进程；二是公证指导处对全市公证机构设施建设情况进行检查督导，在年终评先中，对设施建设没有达到要求的公证处实行一票否决；三是在每年的业务培训中，把微机技能及其应用作为一项重要内容，着力提高公证人员的微机应用能力与操作水平，充分调动公证人员的积极性。到2004年，全市19个公证处、63名公证员已拥有微机55台，公证员人均微机拥有量在全省达到了最高。鉴于各公证处之间微机的配备极不平衡。个别公证处由于经济原因实在无法配备电脑的现状，公证指导处在制定《2004—2006年唐山市公证设施建设发展规划》的同时，又下发了《公证行业同业互助倡议书》，倡导经济基础好的公证处自愿向本市及省内其他地区经济困难的公证处捐赠微机、打印机等设备。倡议下达之后，市公证处、第二公证处和路北区公证处积极响应，为我市其他公证处捐献了4台微机、2台打印机、1台复印机。公证指导处服务上门，与捐赠单位一起，开车把捐赠物送到了受赠单位。就这样，我市19家公证处全部配齐了电脑、打印机，走在了全省公证行业的设施建设的最前列。之后，唐山市公证处又向承德市、张家口市贫困地区的公证处各捐赠了一套电脑和打印机，第二公证处主任李东明个人向河北省公证员协会和中国公证员协会捐赠了电脑和打印机各两台。我市开展的公证行业互助活动受到了中国公证员协会和省司法厅的肯定。

　　三、抓公证信息化建设，以科技促发展

　　为彻底改变公证机构传统的办公模式，利用电脑实现对公证机构、人员以及公证业务的规范化管理，实现信息共享，公证工作指导处利用本处人员既熟悉公证业务、又有软件开发人才的优势，克服了资金缺乏、条件简陋等重重困难，开发了公证管理信息软件，填补了我省公证专用软件的空白，走在了全国前列。完善后的系统软件内容涵盖了办理公证的所有环节，并提供了智能化的统计查询功能，拥有英译文自动翻译、水印纸管理、人员管理、档案管理、抵押登记、逾期还款预警等功能，形成一套集程序控制、文字编辑及数据库管理于一体的综合管理信息系统，从而提高了办证效率，严格了公证程序，提高了公证质量。同时，各公证处还可以根据业务特点，自主建立自动文书生成模版，办理批量公证业务、常规公证业务，极大地减轻了工作负担。由于该软件功能完善、操作简便，在广西等省市得到了推广、应用，河北省司法厅将其推广到了我省每家公证处，中国公证员协会将其作为公证优秀专用软件发文向全国推广。

　　并在今年年初荣获我市市直机关政务环境建设优秀成果奖。目前，该软件已在全国十多个省（市）、自治区广泛推广应用，用户已超过260家，占全国应用公证业务软件总量的40％以上，走在了全国前列。

　　我局自行组建的“唐山司法公证网”是省内第一家市级公证综合管理服务网站。该网站采用了先进网络编程技术，设有机构人员、公证法规、专用软件、网上办证、抵押公告、电子地图、公证论坛、公证动态、图片新闻、友好交流等十大类别,三十余个栏目,为全市19家公证处制作了主页、申请了电子邮箱,公开了服务和监督电话。该网站还具有网上办证、公证人员管理、专用纸管理和抵押登记管理等功能,创造了快捷、简便的办证方式,为群众办理公证提供了极大的便利。同时,也加强了全社会对唐山公证工作的监督。这是唐山市司法局为进一步贯彻落实“三个代表”重要思想而推出的又一项便民利民措施。省厅党组副书记、副厅长穆培文，省厅公证工作指导处处长底增旗专程来唐祝贺。新华网河北频道、唐山电视台、唐山劳动日报、唐山广播电台、唐山热线等多家新闻媒体对公证网的开通进行了全方位的报道。目前，网站公众点击率在同类网站中名列前茅，在“百度”这个全国最大的中文搜索网站上，以“公证网”为检索词搜索排名仅排在“中国公证网”之后，成为公证人员相互交流和向社会公众宣传公证知识的重要窗口。

　　为了贯彻全省公证设施化建设会议精神，我局多措并举，认真谋划，提前完成了省厅下达的任务。在今年年初，我局制定下发了《2004－2006年唐山市公证设施建设发展规划》，要求各司法局、公证处着眼长远，加大公证设施建设力度，加紧电脑等现代化办公设施的配备。我局印发了《唐山市公证行业同业互助倡议书》，倡议经济基础较好的公证处自愿向本市及省内其他地区条件差的公证处捐赠微机、打印机等现代化设备。市处、二处、路北等公证处积极行动，共向我市及其他兄弟市捐赠电脑6台，打印机6台、复印机1台。到今年年底，全市19家公证处均配备了电脑、打印机，设立宣传网站和电子信箱，并全部实现了上网的目标，在全省率先实现了公证管理机关和全市公证机构之间的互联互通，实现了公证管理工作网络化，为各公证机构之间的业务沟通提供了高效、便捷的交流平台。