工作分解结构 (二)

    　 在确定了实现项目目标所必须做的各项工作之后，也就是项目分解完成之后，必须交出的成果就是项目工作分解结构，而工作分解结构图是工作分解结构的具体表现。这一节我们就详细介绍有关工作分解结构图的具体内容。
工作分解结构是一个以产品或服务为中心的项目组成部分的“家族树”，规定了项目的全部范围。工作分解结构图是将项目按其内在结构或实施过程的顺序进行逐层分解而形成的结构示意图。它可以将项目分解到相对独立的、内容单一的、易于成本核算与检查的工作单元（或工作包），并能把各工作单元在项目中的地位与构成直观地表示出来。如果工作分解结构图编制的好，则可以满足项目主管部门、项目经理和项目班子等各项目干系人的要求。同时，在编制工作分解结构图时，要与组织的OBS结合起来，充分考虑项目的组织机构，使两者紧密结合，以便于项目经理将各工作单元分派给项目班子成员.
　 工作分解结构图是实施项目、创造最终产品或服务所必须进行的全部活动的一张清单，也是进度计划、人员分配、预算计划的基础。
一、WBS的设计
WBS的基本要素主要有三个：层次结构、编码和报告。
1．分解层次与结构。
（1）WBS的分解层次。
　 由于进行工作分解既可按照项目的内在结构，又可按项目的实施顺序，并且由于项目本身的复杂程度、规模大小也各不相同，从而形成了工作分解结构图的不同层次。工作分解结构每细分一个层次表示对项目元素更细致的描述。
根据项目管理和控制的需要，工作分解结构可分成很多级别.
（2）结构设计。
　 WBS结构的总体设计对于一个有效的工作系统来说是个关键。结构应以等级状或树状来构成，使底层代表详细的信息，而且其范围很大，逐层向上。WBS结构底层是管理项目所需的最低层次的信息，在这一层次上，能够满足用户对交流或监控的需要，这是项目经理、工程和建设人员管理项目所要求的最低水平；结构上的第二个层次将比第一层要窄，而且另一层次的用户所需的信息由本层提供，以后依次类推。
　 WBS的最底层的项通常被称为工作包，这些工作包还可以在子项目工作分解结构中进一步分解。比如，如果项目经理把一个工作范围分包给另一个组织，这个组织必须制定比主项目更详细的层次计划来管理这个工作范围。在项目计划和进度中，这些工作包也可以进一步分解。
　 结构设计的原则是必须有效和分等级，但不必在结构内构建太多的层次，因为，如果层次太多则不易于有效管理。对于一个较大的项目来说，4到6个层次就足够了。在某些情况下，可以用两组，例如，每组5个层次，一组详细收集直到一个合同层次或一个主要设施层次的数据，而另外一组作为与设施较大的组成部分或较大的合同结合在一起的上层部分或综合部分。这种双层次结构的WBS只要设计得当也可以使工作做的很好，而且并不限制WBS的发展。
　 在设计结构的每一层中，必须考虑信息如何向下流入下一个层次。原则是从一个层次到另一个层次的转移应当以自然状态发生。此外，还应考虑到使结构具有能够增加的灵活性，并从一开始就注意使结构被译成代码时对于用户来说是易于理解的。
2．WBS编码设计。
　 工作分解结构中的每一项工作，或者称为单元都要编上号码，用来惟一确定项目工作分解结构每一个单元，这些号码的全体叫做编码系统。编码系统同项目工作分解结构本身一样重要，在项目规划和以后的各个阶段，项目各基本单元的查找、变更、费用计算、时间安排、资源安排、质量要求等各个方面都要参照这个编码系统。若编码系统不完整或编排得不合适，会引起很多麻烦。

　 利用编码技术对WBS进行信息交换，可以简化WBS的信息交流过程。编码设计与结构设计是有对应关系的。结构的每一层次代表编码的某一位数，有一个分配给它的特定的代码数字。在最高层次，项目不需要代码；在第二层次，要管理的关键用代码的第一位数来来编制。如果要管理的关键活动项目小于9（假设只用数字来编码），则编码是一个典型的一位数编码，如果用字母加数字，那么这一层上就可能有35个；下一层次代表上述每一个关键活动所包含的主要任务，这个层次将是一个典型的两位数编码，其灵活性范围为99以内，或者如果在加上字母，则大于99；以下依次类推。
　 在WBS编码中，任何等级的一位工作单元，是其余全部次一级工作单元的总和。如第二个数字代表子工作单元（或子项目）——也就是把原项目分解为更小的部分。于是，整个项目就是子项目的总和。所有子项目的编码的第一位数字相同，而代表子项目的数字不同，紧接着后面两位数字是零。再下一级的工作单元的编码依次类推。
图4-4　某侦察机系统的WBS图及编码
在制定WBS编码时，责任与预算也可以用同一编码数字制定出来。就职责来说，第一位数字代表责任最大者——项目经理，第二位数字代表各子项目的负责人，第三和第四位数字分别代表2、3级工作单元的相应负责人。对于预算也有着同样的关系。
编码设计对于作为项目控制系统应用手段的WBS来说是个关键。不管用户是高级管理人员还是其它职员，编码对于所有的人来说都应当有共同的意义。在进行编码设计时，必须仔细考虑收集到的信息和收集信息所用到的方法，使信息能够自然地通过WBS编码进入应用记录系统。
在进行编码设计时，如果在一个既定层次上，应该尽量将同一代码用于类似的信息，这样可以使编码更容易被理解。此外，在设计编码时还应当考虑到用户方便，使编码以用户容易理解的方式出现。例如，在有的WBS设计中，用代码的第一个字母简单地给出其所代表的意义，如用M代表人力等。
3．报告设计。
设计报告的基本要求是以项目活动为基础产生所需的实用管理信息，而不是为职能部门产生其所需的职能管理信息或组织的职能报告。即报告的目的是要反映项目到目前为止的进展情况，通过这个报告，管理部门将能够去判断和评价项目各个方面是否偏离目标，偏离多少。
二、WBS的列表形式
同样还是图4-4一例，我们还可以用列表的形式将该项目的工作分解结构给表示出来。如表4-2所示。
表4-2　某侦察机系统的列表式WBS图
任务序号 任务名称
某侦察机系统
1　飞机系统
1．1 机体
1．2 推进装置
1．3　导航系统
　1．4．1 惯性基准装置
　1．4．2 天文校正装置
　1．4．3 卫星导航系统
1．4 飞控系统
1．5 突防设备
2　测控与信息传输系统
同样一个项目的WBS，图4-4给出的是图的形式，表4-2给出了列表形式。其中的各项内容都没有变，但序号及任务项的缩进表示了该WBS的结构。这种方法可以更方便、有效的显示多层次的项目。它的运用也相当广泛，在合同中就经常用到。
工作分解结构图一旦确定下来之后，除非特殊情况，应当不能随便加以改动。如遇到必须加以改动的情况，就得召开各方会议，如部门主管、项目经理、执行人员、客户和承包商等参与的大会，就项目目标、工作分解结构等情况共同磋商，并达成一致意见，且加以确认，省却日后可能遇到的麻烦。