word技巧（三）

word技巧（三）1 生成复杂表格的一种有效方法
在用中文Word7.0编辑文件时， 经常要插入具有中文风格的表格，即表格的标题有的跨多列，有的跨多行，多页显示具有相同的标题行。下面简单介绍其中的一种方法。设有两个表，分别有三行表头，且两表分属不同的页，它们的制作步骤如下： 1.在要插入表格处，按菜单“表格”的"插入表格项"命令。 2.在插入表格的对话框中， 输入表格的行数和列数， 若有必要也可选定宽，按 “确定”按扭，表格插入即完成。对整个表格或表格的一部分选定适当的边框和纵横线。 3.若表格的标题是单行、单列，则只需调整行高和列宽，再输入表格的内容。 4.若表格跨多行， 则先拖动鼠标选择这些单元格，再选菜单“表格”的"合并单元格"命令，这样，一个复杂表格就形成了，如上表。 5.表格表头往往在表格开头一行或多行，第二页之后各页没有表头。其他各页需要表头时可在表格中进行文本方式编辑，编辑成所谓的"假表头"。这样前边页编辑插入行时，后面各页表头就错位，必须重新编辑“"假表头”。 自动调整表头的方法是： 先拖动鼠标选中认为是表头的行，再选菜单“表格”的“标题”命令，下页表头自动显示。不管在表格中任何时候插入行或删除行，其他各页表头会自动调整。 页码显示的不同形式： 在进行长文件操作时，往往在页眉或脚注中显示当前页号、共多少页、每页多少字、文件共多少字等有关信息。下面以显示当前页及共有多少页为例介绍： 1.选菜单“插入”的“页码”命令，按“确定”，标准页码/脚注形式已形成。 2.在页码/脚注处用鼠标左键双击， 显示页码/脚注对话框。此时即可编辑页码/ 脚注信息。 3.输入汉字"第页共页"。将光标移到"第页"中间，在页码/脚注对话框中按"页码域"按钮，即可生成当前页码域。再将光标移到"共页"中间，按菜单“插入”或“域” 命令，在对话框的分类列中选“文档信息”，在域名列中选“NumPages”，按“确定”。最后，可选择字体、字号、居中等编辑命令改变显示格式。 4.按3的方法可在页眉/脚注中输入其他显示形式的域信息。

2在文档中绘图的几种方法
1.使用文本框 文本框和PhotoShop中的“层” 有着异曲同工之处，可以用它在页面的任何地方添加任何对象，并能单独处理，不与其它对象相混杂。例中的文字均位于各自的文本框中，该文本框是无线条色和无填充色的。在很多情形下，“有线条色矩形＋无线条色文本框”要好于“有线条色文本框”，因为前者的文本框可大可小，和矩形的大小无关。当您要在一个不大的矩形中插入相当多的文字时，就会发现前者的好处了。 2.组合及叠放次序 组合的根本目的是为移动和复制多个对象提供方便。例中，桥的左右两侧就可以组合并复制到其它几处。 叠放次序相当重要，当您在已有的图形上又添加了一个图形对象时，它可能会遮住已有的图形或文字。如果这不是您所希望的，就需要调整它的叠放次序了。方法是右击待调整的对象并选择"叠放次序"，然后在子选单中选择所需的叠放次序。其中，" 置于顶(底)层"和"置于文字上(下)方"都是很有用的。 3.使用自选图形 Word97的“绘图”工具栏上新添了自选图形，包括各种线条、几何图形、箭头、旗帜等。最大限度地利用自选图形能显著地减轻您的工作量，例中用到了矩形和圆角矩形。 注意，如果要画正方形、圆形或原比例的箭头等，请在绘制时按住Shift键。更方便的是还可以在自选图形上添加文字： 插入自选图形后，右击它，然后选择“" 添加文字”即可。 自选图形的线条类中有两个很有用的形状：“曲线”和“任意多边形”。例中的河流用到了“曲线”，桥用到了“任意多边形”。在绘制曲线或任意多边形时，不必强求一次成功，只需先画出大概形状，然后再通过编辑顶点的方法进行修改。画桥时先画一侧，另一侧可通过复制和翻转实现。编辑顶点和翻转的方法将在后面介绍。 4.确定环绕方式 许多人常常反映，在Word文档中插入或绘制了一幅图形后，原来的文字就乱跑，其实这是环绕方式在做怪。只要了解了各种环绕方式，你不仅可以控制文字的位置，更能利用它达到特殊的效果。 在“图片”工具栏上有个“文字环绕”按钮。选定一个或多个图形对象后，单击该按钮，就会在弹出的选单中显示选定对象的环绕方式。如果是"上下型环绕"，图形就会将原来的文字"挤"到上下两边；如果是“无环绕”，图形就与原来的文字互不相干，好像位于两个层上。另外还有“紧密型环绕”、“穿越型环绕”和“四周型环绕”。注意：选单中还有个“编辑环绕顶点”项，它相当于一种自定义环绕，可对前几种环绕方式进一步调整。 5.复制和移动对象 在绘制图形时，常常要创建多个相同的对象，这时一定要尽可能利用Ctrl键进行复制。更重要的是，复制的对象具有和原对象完全一致的属性，如环绕方式、线条粗细、线型、文字和段落格式等。 由于创建的对象不可能完全一致，所以通常要在复制后改变新对象的大小和位置。改变大小时常用到Ctrl键和Shift键， 如果按住Ctrl键拖动调整控点，可以原图的中心为中心进行缩放；如果按住Shift键拖动调整控点，可按比例进行缩放。 “绘图”工具栏上的“绘图”子选单是移动图形的得力助手。其中的命令能旋转或翻转图形，调整图形的顶点，对多个图形进行对齐等。请留?quot;调整坐标线"命令。它能设置当前文档的水平和垂直坐标的单位间距。当你移动对象时，对象将按所设间距的整数倍移动。默认的间距是9磅和7.8磅。如果你发现图形总是定位不准，可将间距调小。在精确定位时，一般将间距调为1磅(这是最小值) ，同时将"常用"工具栏上的"显示比例"调为"200％"或更高。另外，按住Shift键可水平或垂直移动对象，用光标键移动可按最小间距移动。

3.在档间快速传递正文
使用Word排文档文件时，大多数用户习惯于把文档窗口极大化显示，每次只能看到一个文档窗口，这种方法的好处显而易见：可在屏幕上获得最大限度的工作的空间，工具栏、文档窗口完整地出现，在编排文档操作过程中“一目了然”。但是当我们使用多个文档，并需要在文档之间传送正文(复制或移动)时，操作就会变得很繁琐：首先需选中欲传送的正文，然后打开编辑菜单，选中复制命令或剪切命令) ，再切换窗口到目标文档，移动插入点到指定位置，最后选择编辑菜单的粘贴命令。即使使用工具栏中的复制、剪切、粘贴工具或相应的快捷键，也都要重复上述步骤。倘若需要在文档之间多次传递正文，其操作量是相当大的，速度也是很慢的。 其实Word为我们提供了更快捷、更简便的方法：传送之前，我们首先确认已打开了欲传送正文的文档窗口，然后把窗口还原为原来尺寸，这时可在屏幕上同时看到多个文档，再重排平铺各窗口，把传送正文的相关文档同时平铺在一屏上，此时移动鼠标，拖拉传送对象，就可在文档之间传送正文了。这种传送正文的方法与文档窗口极大化显示后再传送正文比较起来，既简单、快捷又形象。具体操作如下： 1.打开欲传送正文的多个文档文件。 2.从窗口菜单中选择"全部重排"命令，也可按Ctrl＋F5键重定义窗口尺寸，使其分割为多个窗口。 3.在第一个窗口文档中，选择欲传送的正文，然后释放鼠标。 4.单击所选正文任意部分，拖拉正文到下一文档的指定位置，然后释放鼠标，正文就从第一个文档移动到了第二个文档中。原来文档中该正文部分则被删除。 在步骤4中， 如果在拖拉正文时，按下Ctrl键，还可把选中的正文部分复制到下一文档中，而不删除原来文档中该正文部分。 显然，这种传送正文的方法是很快捷的，也是很简单的，操作步骤可用一句话概括：打开并重排相关文档，把欲传送的对象拖拉到目标位置。

4.快速打印反字
打印反字一般是为了制版印刷的需要，很多文字处理软件上有打印反字这一功能。 Word作为普及型文字处理软件， 其6.0、95和97版都没有直接的反字输出功能，但只要我们稍加处理，就能解决这个问题： 在打印对话框中，选择打印机属性中的打印机类型，你会发现同一打印机有两个选择，其中一个带有Mirror字样，意思是镜像，其实就是反字打印。但打印对话框中对打印机的重新设置， 有时不起作用，这时只能另想办法：回到Win95桌面，打开控制面板，双击打印机，选中所用打印机点右键，选属性中的详细资料，打开打印机类型项再选中有Mirror字样的打印机，确定后是不是一切OK? 打印完后别忘了改回来。不同的打印机可能有不同的解决办法，但只要多想多试，一定会解决问题。

5.宏的录制与编辑
1.宏的录制 在这里举一实例。例如，在Word97中，要插入字符，则往往要到符号框中查找半天。对于一些常用的符号，如"￥"，便可以使用宏来使工作简化。 (1).单击“工具”选单中“宏”子选单，再单击"录制新宏"选项。 (2).给宏取名为"Yuan"，再单击“键盘”。 (3).在弹出的对话框中指定快捷键，可指定为"Ctrl＋Y"，再关闭该对话框回到" 录制宏"对话框。单击“确定”按钮启动记录器。 (4).运行“插入”选单中的"符号"子选单，从弹出的"符号"框中选择"￥"，插入后再关闭。另外，也可以指定到工具栏，从弹出的"自定义"对话框中的"命令"栏中把" Normal.NewMacro1.Yuan"拖放到工具栏中。 (5).单击"停止录制"工具栏中的"停止录制"按钮。 (6).单击“工具”选单中“宏”子选单，再单击“宏”命令。 (7).选择第二步中的宏名称，再单击"编辑"按钮。 这时我们可以从中看到以下代码： SubYuan() Selection.InsertSymbolFont：=″楷体-GB2312″， CharacterNumber：=－27，Unicode：=True EndSub 以后， 当你需要插入字符"￥"时，只需按下快捷键"Ctrl＋Y"，或者是在工具栏点击"Normal.NewMacrol.Yuan"便可以了。 2.宏的编辑 宏录制器将以上宏操作翻译为VisualBasic代码。 但是，录制宏时会受到一些限制。许多复杂的宏，例如，要用到循环语句，便无法录制。为了提高录制的宏的功能，就可能需要修改录制到模块中的代码。 具体操作为：单击“工具”选单中“宏”子选单，再单击“宏”命令。选择第二步中的宏名称，再单击"编辑"按钮。 然后便加载VisualBasic编辑器，我们可以看到所录制的宏自动生成的 VisualBasic代码。 例如，在C：/MyDocument中有200个Word文档，依次命名为"1.doc"，"2.doc"，" 3.doc"，…"200.doc"，我们需要把文件格式改变为文本文件，即txt文件。 先以1.doc为例，录制一个宏，打开文档，另存为txt文件，再关闭该活动文档。生成的VisualBasic代码如下： SubMacro1() ChangeFileOpenDirectory″C：/Mydocument″ Documents.OpenFileName：=″1.doc″ ActiveDocument.SaveAsFileName：=″1.txt″， FileFormat：=wdFormatText ActiveWindow.Close EndSub 下一步便进行编辑， 用一个循环语句依次打开各个文件， 转化后再关闭。代码如下： SubMacro1() dimi fori=1to200 ChangeFileOpenDirectory″C：/Mydocument″ Documents.OpenFileName：=i＆″.doc″ ActiveDocument.SaveAsFileName： =i＆″.txt″， FileFormat：=wdFormatText ActiveWindow.Close nexti EndSub 再次运行该宏，便可以轻松完成任务。宏的作用由此可略见一斑。

6为你想要的菜单命令或工具栏命令指定(删除)快捷方式
我们可能都有过这种经历： 在编写文档时想敲入一个大写的“A” ， 所以想按 Shift键， 却不小心敲了Ctrl键，于是乎当你再敲时屏幕上只是一片空白，花了半天编的文档居然不翼而飞了。 这种事让人非常别扭。 其实“Ctrlt＋a”的快捷方式是 “全选”，因此当你再按一个键时所有的文档就都被取代了。你可以用以下方法增加或删除快捷方式。 同时按下Ctrl＋Alt＋“+”(其中引号中的“+”为数字键盘上的加号键) 三键，这时光标会变成一个奇怪的形状，而且当你移动时光标位置不变。 将这个变异的光标移到菜单上或工具栏上，左键单击你想指定的菜单命令或工具栏上的命令按钮便会自动弹出"自定义键盘"对话框，进入“请按新快捷键”选项。 按下新的快捷键后，文本框中会显示你的快捷键组合注意：最好用Shift＋Alt＋ Key(键盘上的任意键) 的组合，因为这样的组合在Word中最少被用到，以免重复。此外输入组合键时要同时按下，否则Word不予承认。 在“当前快捷方式”文本框里选中要删除的快捷方式，然后单击"删除"可以去除不需要的快捷键。

7.为你的文档加上一个书签
常上网的朋友对书签一定很熟悉。当找到一个令你流连忘返的站点，但一时又看不完时，你第一个想法一定是把网址加入书签，而不是傻乎乎地拿起笔把地址记在你的笔记本上。但是在较长Word文档中，如果你想要经常光顾某一段文档进行复制或编辑，你是否想到用书签? 其实这时我们也可以为这些常去的部分加上书签，这样访问时就很方便快捷了。方法如下： 1.选择那部分文档的开头或全部； 2.选择“插入”下的“书签”命令； 3.书签对话框中填上书签名； 4.单击“添加”完成标签制作。 当你需要用到标签的时候，用同样的方法打开“书签”对话框，然后在你的书签名上双击， 就直接进入了你想去的地方了。 其实还有其它方法连到你的书签，如按 “F5”进入查找和替换对话框，选择“定位”，在"定位目标"处选择“书签”，然后在“请输入书签名”处选择书签名，单击“定位”即可。选哪一种方式这就要看你的爱好了。

8特殊符号的使用
如果在单词上加一个重音符号，你知道该怎么做吗？还有，如何输入上下颠倒的感叹号或问号？这些字符都包含在Word中，以下列出了Word中一些特殊字符的快捷键： 1.在元音上加一个重音符号， 我们只要先按Ctrl＋"'"两键，然后敲元音字符即可； 2.版权符：Alt＋Ctrl＋C； 3.注册符：Alt＋Ctrl＋R； 4.商标符：Alt＋Ctrl＋T； 5.上下颠倒的问号：Ctrl＋Shift＋Alt＋?； 6.上下颠倒的感叹号：Ctrl＋Shift＋Alt＋!。
9多文件连接
编辑一篇长文章，可在不同的微机上分工编辑，最后连接编辑成长文件，可采取如下几种方法： 1.仅利用裁剪板 在Word中打开多个文件，利用Windows提供的裁剪板作中介，复制到同一文件中。 2.“插入”法 用插入域进行连接。先新建一个文件，在菜单中选“插入”，选择“域”命令，系统弹出一个域对话框，在分类列中选"连接和引用"，在域名项列中选"includetext" ，在域代码中输入要插入的文件名，按“确定”，一个文件即被插入成功。 其他的文件也可按上述方法插入在新建文件中。 需要注意的是，上两种方法存在以下的弊病： (1).存盘后文件都相当大，占用硬件空间多。 (2).在方法一中，文件越大，受计算机速度影响越大，响应较慢，即使速度不受影响，编辑时移动也较困难。 (3).在方法二中，当原文件修改后，必须对代码域进行更新。 (4).域代码修改或出错时，Word本身提供的工具修改较难，这样就必须按插入域的办法重新操作。特别在Windows95下，文件名可能很长，出错的概率增大。 3.宏法 用录制宏的办法。在菜单条中选“工具”，选“宏”项，按"录制"按钮，输入录制宏名"zhq"，按“确定”，屏幕上出现一个停止/暂停按钮，至此，录制工作就已开始。按插入域办法插入一个文件名后，把光标移到文件最后按回车，按录制宏停止按钮，插入一个文件的宏就已生成。下面进行如下操作： (1)编辑宏。在菜单条中选“工具”，选“宏”命令，选取"zhq"宏，按"编辑"按钮，程序显示如下： 多次拷贝2、3、4、5行，使其与要连接的文件数目相同，把文件名改成需要的文件名即可。 (2)运行宏。首先生成一个新文件，在菜单条中选“工具”，选“宏”项，选取" zhq"宏，按"运行"按钮。宏命令运行后，所有的文件全部生成在新文件中。 按照上述方法可录制如页面设置、生成目录等其他方面的宏，简单复制修改即可使用。 上述方法生成新文件时输入后不用存盘，节省磁盘存储空间，需要连接时运行宏即可。运行宏生成的新文件永远是要连接文件的最新版本，如某文件不需要