办公软件文档数据的保护和加密

　　1、加密Word文档

　　如果Word文档不希望别人查看，可以通过添加打开密码来实现。为Word文档添加密码，可以通过下列两种方法来实现：

　　方法一：启动Word2003（其他版本操作相似，下同），打开需要加密的文档，执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框（如图1），切换到“安全性”标签下，在“打开文件时的密码”右侧的方框中输入密码，按下确定按钮，再确认输入一次密码，确定退出，然后保存一下当前文档即可。

 

　　注意：经过加密设置后，以后需要打开该文档时，需要输入正确的密码（如图2），否则文档不能打开。 

　　方法二：在对新建文档进行“保存”或对原有文档进行“另存为”操作时，打开“另存为”对话框（如图3）。

 

　　方法一：设置“修改文件时的密码”。仿照上述加密操作，在相应的对话框中，在“修改文件时的密码”右侧的方框中输入密码，按下确定按钮，再确认输入一次密码，确定退出后，保存当前文档即可。

　　注意：在打开设置了“修改文件时的密码”的文档时，会弹出如图5所示的对话框，不输入密码，直接按其中的“只读”按钮，即可打开文档进行浏览。而此时对文档所作的任何修改，均不能被保存到原文档中。

　　方法二：保护文档：执行“工具→保护文档”命令，展开“保护文档”任务窗格（如图6）。

　　PowerPoint2002及后续版本，可以对制作的演示文稿进行加密，其操作方法同给Word加密相似。

　　（四）Access文档（*.mdb）

　　虽然Access2003同Word等是一个系列的不同组件，但是，其加密方法却完全不同：启动Access2003，执行“文件→打开”命令，打开“打开”对话框（如图16）。

 

　　选中需要加密的数据库文件，然后按右下角“打开”按钮右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择“以独占方式打开”选项，打开相应的数据库文件。然后执行“工具→安全→设置数据库密码”命令，打开“设置数据库密码”对话框（如图17），设置好密码后，确定返回，即可对打开的数据库文件进行加密。 

　　（一）永中Office文档的加密

　　 由于永中Office文档采取的是一种集成文档形式，因此，其各组件的加密操作是在同一个窗口中完成的：启动永中Office2004，打开相应的文档，执行“工具→选项”命令，打开“选项”对话框（如图20），切换到“文件”标签下，设置好“作者权限密码”，确定返回即可。 

　　注意：在上述“选项”对话框中，有“修改权限密码”和“只读权限密码”，但是，这两种密码都必须建立上设置了“作者权限密码”的基础上，笔者认为，这就没有什么意义了，盼望软件开发商能加以改进。

　　（二）永中Office文档的加密

　　 在永中Office集成文件中，对永中文字和永中表格单独设置了保护文档的功能，而永中演示没有保护文档的功能。

　　1、永中文字的保护：打开集成文档，切换到永中文字界出下，执行“工具保护保护文档”命令，打开“保护文档”对话框（如图21），选中保护的内容（如“整篇文档”），设置好密码，确定返回即可。

 

　　2、永中表格的保护：切换到永中表格界面下，选中需要保护的单元格（区域），执行“工具→保护→保护单元格”命令，打开“保护单元格”对话框（如图22），选中保护的内容（如“锁定”），设置好密码，确定返回即可。 

　　注意：对永中表格中单元条的保护设置完成后，需要保存文档，然后重新打开文档才能生效。